Dokumentenmanagement

“Schneller, sicherer und gezielter Zugriff auf Dokumente sind entscheidende Erfolgsfaktoren für Unternehmen.”

Die Situation im täglichen Geschäft aus der Arbeitspraxis:

Unternehmensdokumente liegen in unterschiedlichen Formen wie Papier, Emails, Fax oder als Dateien vor.	Elektronische Prozesse verlangen elektronische Dokumente, die nicht noch zusätzlich ausgedruckt werden sollen.
Medienbrüche bei der Dokumentablage erschweren das Finden von Informationen. Die Daten können in Aktenordnern, dem Fileserver, lokalen Festplatten, dem Mail-Server,Ablagemappen und anderen Stellen liegen.	Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden. Dies sind unter anderem GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme)
Emails und PC-Dokumente nehmen überproportional zu. Die Papierflut reißt trotz Internet und anderer Technologien nicht ab.	Es bestehen aufwändige Papierablagen. Durch Kopien, Verteilung, Wiedervorlage, Abheften und Suchen können unnötige Zusatzarbeiten anfallen.
Emails müssen revisionssicher archiviert werden.

Geschäftsprozesse analysieren

Der Kern der Informationstechnologie sollte die Bereitstellung von Informationen sein... - eine an sich logische Aussage. Oftmals wird eben dieses Ziel verfehlt: Daten werden an verschiedenen Stellen erfasst, benötigte Auswertungen lassen sich nicht erstellen oder liefern nur Teilinformationen. Welche Daten sind nun aber wirklich wichtig? Welche Informationen müssen welchen Mitarbeitern wann zur Verfügung stehen? Wer darf Zugriffsrechte auf welche Informationen haben?

Unsere Systemberater analysieren Geschäftsprozesse auf ihren Informationsfluss von der Datenerfassung über die Verarbeitung bis hin zur Auswertung und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, die Datenströme zu optimieren.

Vorteile duch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems

Effizienzgewinne im Bereich Workflow
Wirtschaftlichkeit, Dokumentensicherheit und Archivierungskapazität
Senkung der Betriebskosten und Steigerung der Produktivität
DMS ermöglicht Zeiteinsparung
Rund 70% aller Informationen werden bereits heute elektronisch gespeichert, Vereinheitlichung des Bearbeitungsprozesses

Aktueller Flyer

Unseren aktuellen Flyer mit weiteren Hintergundinformationen finden sie hier: Download Flyer Dokumentenmanagement

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